MER EFFEKTIV SAMSKRIVING - BEDRE ARBEIDSFLYT
For bedre og mer effektiv utarbeidelse av store og viktige dokumenter har Kværner tatt i bruk det skybaserte programmet XaitPorter.
– Med XaitPorter har vi fått ned timeantallet vi bruker på store dokumenter. Programmet har også gjort det enklere å gjenbruke informasjon effektivt. Den ligger lagret i systemet, så det er bare å modifisere den til neste tilbud. Vi sparer mye tid på det, sier Fredrik Finseth, Business Development Manager i Kværner AS. Selskapet tok i bruk det skybaserte programmet for samskriving og samhandling i april.
XaitPorter anvendes av virksomheter verden over, og er effektivt for alle dokumenter som har flere bidragsytere eller høy gjenbruk av informasjon. Kværner bruker systemet til alt fra små studier til store anbud.
– Her kan man sette opp hele dokumentstrukturen for det som skal leveres, og delegere oppgaver for hver seksjon. Det betyr at mange personer kan være inne og skrive samtidig. Det er oversiktlig og enkelt, sier Finseth.
Kvaliteten øker
Kris Sæther er Chief Commercial Officer i Xait, som er et programvareselskap med hovedkvarter i Sandnes, samt to kontorer i USA. Sæther forklarer at når man samarbeider mer effektivt om et dokument, vil kvaliteten på innholdet øke - og dermed også sannsynligheten for å vinne et anbud.
– I XaitPorter kan man gjenbruke elementer og seksjoner som er godkjent tidligere, og deretter invitere med seg andre bidragsytere. Det gir en strukturert arbeidsflyt og det betyr også at de som leder prosjektet har full oversikt over hvordan dokumentet utvikler seg, med innebygde deadlines og oppfølginger. I tillegg blir formatering, layout og nummerering automatisk ivaretatt, sier Sæther.
Fredrik Finseth forteller at programmet er med på å effektivisere organisasjonen i Kværner.
– Det er en jobb å gjøre med å få alle i et selskap til å bruke et nytt system, men de ansatte i Kværner er fremtidsrettede og positive til nye ting. Det satses mye på digitaliseringstransformasjonen vi er oppi nå, og XaitPorter er et ledd i den utviklingen, sier han.
Xait sin CEO, Eirik Gudmundsen, er sikker på at Kværner vil få mye igjen for sitt fokus på digitalisering og bruk av produkter som XaitPorter.
– Behovet for både samhandlig og effektivitet blir stadig større. Med XaitPorter vil Kværner kunne levere dokumenter med høy kvalitet i et stadig større tempo, samtidig som de har kontroll på alle deler av dokumentet.
